เมื่อไรที่กล่าวถึง บริหารการเงินธุรกิจ ส่วนมากจะนึกถึงเรื่องการจัดทำรายงานทางการเงิน ซึ่งดูเหมือนจะทำตามหน้าที่ของนิติบุคคลควรทำ คือส่งรายงานทางการเงินให้กับหน่วยงานรัฐบาล จนมองข้ามความสำคัญของการบริหารการเงินที่แท้จริง
ระบบของการจัดการเงินธุรกิจที่ดีจะช่วยให้ดำเนินธุรกิจไปสู่เป้าหมายกิจการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งนี้เป้าหมายของกิจการคือการสร้างความมั่งคั่ง (Wealth) หรือผลตอบแทนสูงสุด (Maximum Return) และธุรกิจมีมูลค่าเพิ่มขึ้น (Value) โดยการใช้ทรัพยากรของกิจการอย่างเหมาะสม
อันดับแรกต้องแยกให้ชัดเจนระหว่างการทำบัญชี และการบริหารการเงิน การทำบัญชีคือการเก็บบันทึกข้อมูลธุรกรรมทางการเงินและการจัดการต่างๆ ของกิจการ โดยบันทึกตามหลักสากลซึ่งเป็นที่ยอมรับและเข้าใจตรงกัน เปรียบเสมือนภาษาที่ใช้อ่านเหมือนกัน ทั้งนี้การบริหารการเงินจะนำการบันทึกนี้มาเป็นเครื่องมือในการจัดการ วิเคราะห์ บริหารงาน และตัดสินใจ และมากกว่าการอธิบายภาพรวมของธุรกิจได้แล้ว จะสามารถเข้าใจในรายละเอียดที่มาและที่ไปของการดำเนินงานในทุกรอบเวลา ไม่ว่าจะเป็นรายวัน รายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี ตามรอบระยะเวลาบัญชี
ประโยชน์จากการมีระบบการจัดการเงินที่ดี ได้แก่
- กิจการสามารถหาแหล่งเงินทุนสนับสนุนได้ง่ายขึ้น เช่นการขอสินเชื่อจากธนาคาร หรือได้รับเงินทุนสนับสนุนจากนักลงทุน หลังจากแสดงแผนการเงินและผลตอบแทน และความสามารถในการชำระหนี้
- กิจการดำเนินธุรกิจมีประสิทธิภาพมากขึ้น และมีกำไรมากขึ้น โดยการบริหารทรัพยากรอย่างเหมาะสม เช่นการพิจารณาไม่ลงทุนในสินทรัพย์ใดเกินไป การกำหนดราคาที่ให้ผลกำไร การกำหนดระดับจุดคุ้มทุน การบริหารเงินทุนหมุนเวียนให้เพียงพอกับภาระผูกพันที่ต้องชำระ เป็นต้น
- เตรียมแผนรับความเสี่ยงต่างๆ ได้ เพราะจะเห็นสัญญาณผ่านตัวเลขว่าจะเกิดอะไรขึ้นล่วงหน้า ดังนั้นจะสามารถกำหนดแผนกลยุทธ์แก้ไขได้
- ช่วยตัดสินใจที่จะดำเนินงานอย่างมีหลักการและเหตุผลรองรับ ได้แก่การวิเคราะห์โดยการสร้างสถานการณ์ต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้ เช่นเมื่อรายได้ลด หรือค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น จะกระทบกับผลกำไรอย่างไร สถานการณ์ต่างๆ ที่สร้างขึ้นจะช่วยวางแผนเตรียมการและทำงานปรึกษาร่วมกับหน่วยงานอื่นที่เกี่ยวข้อง
จากข้อมูลเบื้องต้นการจัดทำรายงานทางการเงินเป็นเพียงจุดหนึ่งของการบริหารการเงินของธุรกิจ แต่เป็นเครื่องมือสำคัญ ดังนั้นกิจการจะเริ่มบริหารจัดการเงินได้ดี จำเป็นต้องเริ่มมีระบบการบันทึกบัญชีที่เชื่อถือได้ก่อน ข้อมูลต่างๆ จึงจะสามารถนำมาวิเคราะห์และพัฒนาแผนกลยุทธ์ แผนการเงินไปสู่เป้าหมายของกิจการคือการสร้างผลตอบแทนสูงสุด และกิจการมีมูลค่าเพิ่มขึ้น และธุรกิจมีความมั่งคัง (Wealth)
