งบประมาณเงินสด เครื่องมือสำคัญของธุรกิจ

Tuesday, September 10th, 2562

ต่อยอดจากการให้สัมภาษณ์ของคุณเศรษฐพงศ์ ผดุงพิสุทธิ์ กรรมการผู้จัดการ บริษัท จีโนซิส จำกัด ในบทความเรื่อง “งบประมาณเงินสด เครื่องมือต่ออายุธุรกิจ SME” ในนิตยสาร SME Thailand ฉบับประจำเดือนมีนาคม 2557 หน้าปกเรื่องเจาะลึก CLMV ตลาดใหม่แห่งอนาคต

คุณเศรษฐพงศ์ กล่าวถึงการบริหารเงินสดในภาวะวิกฤติ โดยการบริหารสภาพคล่องของธุรกิจ SME ควรมีเครื่องมือช่วยในการบริหารจัดการได้แก่ งบประมาณเงินสด เป็นต้น จะได้ประเมินว่าจะมีรายการเงินสดรับ รายการที่เกี่ยวข้องกับเงินสดจ่ายเข้ามาเมื่อไร ซึ่งถ้าเงินสดรับเข้ามาช้ากว่ารายการที่ต้องจ่ายออกไปและเงินสดคงเหลือมีเหลือน้อย อาการนี้เรียกกันบ่อยๆ คือ “หมุนไม่ทัน” หรือ “เงินชักหน้าไม่ถึงหลัง” ซึ่งอย่าให้ถึงกับว่าต้อง “ชักดาบ” กันเลย

ผู้ประกอบการธุรกิจ SME  ส่วนใหญ่มักจะประสบปัญหาเรื่องการหมุนเงินไม่ทัน หรือภาษาทางการเงินคือ ขาดสภาพคล่อง ซึ่งแปลว่า เงินสดรับ มีน้อยกว่า เงินสดจ่าย เหตุเพราะไม่ได้เตรียมการหรือประมาณการไว้ล่วงหน้าว่าจะต้องชำระอะไร เมื่อไหร่ และจะมีเงินรับเข้ามาได้ทันชำระหรือไม่

ปัญหาต่างๆ จะลดลงเมื่อมีการบันทึกข้อมูลทุกอย่างที่เกี่ยวกับรายจ่ายต่างๆ แม้ว่ารายรับจะคาดการณ์ได้ลำบากแต่ก็สามารถตั้งเป้าหมายได้ว่าจะต้องหาเงินสดรับเข้ามาจำนวนเท่าไรและในช่วงเวลาไหนให้ทันกับรายจ่ายที่จะเกิดขึ้น

คุณเศรษฐพงศ์ ผดุงพิสุทธิ์ ให้สัมภาษณ์แนะนำการบริหารเงินสดของธุรกิจ ในนิตยสาร SME Thailand ฉบับเดือนมีนาคม 2557

องค์ประกอบของงบประมาณเงินสดได้แก่ 

  • ช่วงเวลาในการบันทึก อาจเป็นรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน
  • รายการเงินสดรับ หรือประมาณการว่าจะมีเงินสดเข้ามาทางไหนบ้าง เช่นเงินสดจากการขาย เงินสดรับจากการเรียกเก็บจากลูกหนี้ เงินสดจากเงินกู้ยืมกรรมการ หรือจากเงินกู้ยืมธนาคาร เป็นต้น
  • รายการเงินสดจ่าย หรือประกาณกว่าจะมีเงินสดออกไปทางไหนบ้าง เช่นจ่ายเงินเดือน จ่ายค่าสาธารณูปโภค จ่ายเงินซื้อสินค้ามาขาย จ่ายดอกเบี้ยเงินกู้ เป็นต้น
  • ยอดเงินสดคงเหลือในแต่ละงวด (รายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน)

รูปแบบการบันทึกงบประมาณเงินสด  มีตัวอย่างดังนี้

(A) เงินสดต้นงวด (ได้แก่เงินในบัญชีธนาคาร +เงินสดในกระเป๋า ตั้งแต่ต้นงวด เช่น ณ วันที่ 1 ของเดือน) ถ้าเริ่มต้นวันแรกยังไม่มีเงินเลยก็ลงว่าเท่ากับ ศูนย์

บวกด้วย (B) รายการเงินสดรับ ได้แก่ เงินสดรับจากการขาย เงินสดรับจากการเก็บจากลูกหนี้ เงินสดรับจากกู้ยืมธนาคาร เงินสดรับจากกรรมการเช่นเงินค่าหุ้น เงินสดรับจากการลงทุนหรือการขายสินทรัพย์ เงินสดรับจากดอกเบี้ยหรือเงินปันผลรับ เป็นต้น

ลบด้วย (C) รายการเงินสดจ่าย ได้แก่ ซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบ เงินสดจ่ายเจ้าหนี้การค้า จ่ายเงินเดือนหรือค่าจ้าง จ่ายค่าบริหารจัดการ จ่ายค่าเช่าค่าสาธารูปโภค ค่าการตลาดต่างๆ เงินสดจ่ายเงินกู้ยืม เงินลงทุนในสินทรัพย์ (บันทึกค่าใช้จ่ายที่มีกำหนดจ่ายลงจำนวนในวันหรืองวดที่ต้องชำระ)

(A) + (B) – (C) มากกว่า ศูนย์ (เป็นบวก) ณ งวดใดงวดหนึ่ง แสดงว่ามีเงินสดส่วนเกิน

แต่ถ้าน้อยกว่า ศูนย์ (ติดลบ) ณ งวดใดงวดหนึ่ง แสดงว่าเงินสดขาด ณ งวดนั้นๆ

โดยเทคนิคการบริหารเงินสดที่สำคัญคือ สามารถกำหนดให้มีเงินสดรับเพียงพอกับเงินสดจ่าย โดยการวางแผนการรับเงินก่อน หรือจัดการว่าจะจ่ายเงินเมื่อไร

ฟังดูว่าแล้วจะง่าย แต่ว่าจริงๆ ทำยากใช่ไหมครับ

ปกติแล้วเราจะรู้ว่าจะต้องมีรายจ่าย หรือมีเงินสดออกเมื่อไร เราก็บันทึกเงินสดจ่ายลงวันในสัปดาห์ หรือเดือนต่างๆ ไว้ก่อน

ตามด้วยว่าเราจะสามารถกำหนดวันรับเงินได้เมื่อไร ซึ่งเงินสดรับจากการขายอาจจะบอกไม่ได้ชัดเจนว่าจะได้เงินเข้ามาเมื่อไรและเท่าไร ทั้งนี้ก็ขึ้นกับกลยุทธ์ในการตลาดและการบริหารแล้วว่าทำได้อย่างไร แต่อย่างน้อยเราก็รู้แล้วว่าจะต้องมีเงินเข้ามาประมาณเท่าไรจึงจะเพียงพอกับรายจ่ายที่ถูกกำหนดไว้

การเจรจากับเจ้าหนี้การค้าเพื่อขยายระยะเวลาการชำระหนี้ก็ช่วยให้เจ้าของกิจการหายใจคล่องขึ้น แต่ก็ไม่ควรเลื่อนบ่อยๆ นะครับ เสียเครดิต ทำเท่าที่จำเป็น

ถ้าหากเลื่อนวันชำระได้ เราก็จะย้ายยอดเงินจ่ายนั้นไปลงในงวดที่ขอได้

ซึ่งการจัดทำงบประมาณเงินสดจะช่วยให้เราเห็นภาพว่าสถานะเงินสดรับเงินสดจ่ายในแต่ละช่วงเวลาเป็นอย่างไร

ตัวอย่างการทำงบประมาณเงินสดในสเปรดชีท หรือMicrosoft Excel

บริหารเงินสดของธุรกิจ ไม่ให้ติดลบ

Monday, March 19th, 2561

กระแสเงินสด” เปรียบเสมือน กระแสเลือดที่หล่อเลี้ยงธุรกิจให้ดำเนินและเติบโตได้ ซึ่งมีการไหลเวียนเข้าออกตลอดการดำเนินธุรกิจ การขาดเงินหรือมีกระแสเงินสดติดลบผิดเวลา จะมีผลให้ธุรกิจต้องหยุดชะงัก ไม่สามารถซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบมาขาย ไม่สามารถชำระค่าจ้างแรงงาน ค่าเช่า หรือค่าสาธารณูปโภคให้ธุรกิจดำเนินได้ปกติ หรือจะต้องทุบกระปุกออมสินมาใช้

เพื่อป้องกันปัญหากระแสเงินสดติดลบผิดเวลา ในบทความนี้จึงขอนำเสนอ บริหารเงินสดของธุรกิจ 10 ข้อ

  1. ต้องรู้สถานะเงินสดปัจจุบันเสมอ รู้ว่าตอนนี้มีเงินสดเหลือจริงๆ เท่าไร ต้องมีการบันทึกและอัพเดทอยู่เสมอ

  2. คิดใหม่ว่า กำไรไม่ใช่เงินสด มันคือกำไรทางบัญชี ผู้ประกอบการบางท่านยังเข้าใจผิดว่าตัวเลขกำไรจะแสดงผลของเงินสดด้วย ซึ่งแท้จริงแล้ว กำไรทางบัญชีเกิดจากรายได้ลบค่าใช้จ่าย โดยที่รายได้ที่บันทึกเกิดจากการส่งมอบสินค้าแล้วบางทีก็ได้รับคืนเป็นเงินสดและลงเป็นเงินเชื่อที่ต้องติดตามทวงต่อไป แค่รายได้ก็ไม่ใช่เงินสดทั้งหมดแล้ว และค่าใช้จ่ายบางรายการที่ลงบันทึกบัญชีเช่น ค่าเสื่อมราคา เป็นการตัดลดมูลค่าของสินทรัพย์ตามอายุการใช้งาน ซึ่งกิจการได้ชำระสินทรัพย์ไปตั้งแต่ซื้อมาลงทุนแล้ว ค่าเสื่อมราคาจึงไม่ใช่การชำระเป็นเงินสดเป็นต้น ซึ่งเมื่อรายได้ลบด้วยค่าใช้จ่ายทั้งหมดแล้ว กำไรที่ออกมาจึงไม่ใช่เงินสดทั้งหมด อย่านำกำไรมาวัดเป็นเงินสดนะ

  3. อย่าใช้ยอดคงเหลือในบัญชีเงินฝากธนาคาร ว่าเป็นยอดเงินสดคงเหลือทั้งหมด เพราะอาจมีค่าใช้จ่ายบางรายการที่กำลังจะตัดออกจากบัญชีไม่ได้แสดงในยอดดังกล่าว เช่นการเรียกเก็บเงินค่าใช้จ่ายผ่านบัตรเครดิตที่จะรอตัดออกจากบัญชีเงินฝาก เป็นต้น

  4. ต้องจัดทำงบประมาณเงินสด ที่แสดงว่าเงินคงเหลือปัจจุบันเท่าไร มีกระแสเงินสดเข้าเมื่อไร มีรายการของกระแสเงินสดออกเมื่อไร จัดทำล่วงหน้าเป็นรายสัปดาห์ รายเดือน จะช่วยให้ประมาณการว่ากิจการจะมีช่วงไหนขาดเงิน หรือมีกระแสเงินสดสุทธิติดลบ

  5. การเก็บสินค้า หรือสต๊อกสินค้ามากๆ คือการนำเงินสดออกจากกระเป๋าเงินไปจมอยู่ในสินค้า ดังนั้นจะต้องบริหารระดับสินค้าให้เหมาะสมว่าจะมีรอบการหมุนขายสินค้านี้ออกไปได้เร็วแค่ไหน เพื่อไม่ให้เงินสดขาดมือ

  6. พิจารณานโยบายการให้เครดิตกับลูกหนี้การค้า เช่นชำระสินค้าภายใน 30 วัน หรือ 60 วัน ต้องคำนึงถึงระยะเวลาการเรียกเก็บให้เหมาะสมสอดคล้องกับภาระการชำระเงินของกิจการด้วย ซึ่งต้องติดตามลูกหนี้การค้าอย่างสม่ำเสมอ

  7. หาวิธีให้ลูกค้าหรือลูกหนี้การค้าชำระเงินให้เร็วขึ้น เช่นการวางเงินมัดจำ การจองหรือการสั่งซื้อล่วงหน้า การให้ส่วนลดทางการค้า และเพิ่มช่องทางการชำระที่ให้ลูกค้าสะดวกอีกหลายๆ ทางเช่นชำระผ่านทางออนไลน์ ผ่านทางธนาคาร เป็นต้น

  8. ควรตั้งเงินสดสำรอง หรือเงินสดขั้นต่ำ เพื่อป้องกันการช็อตเงิน โดยเงินสดขั้นต่ำจะประมาณการได้จากค่าใช้จ่ายที่จำเป็นในช่วงเวลาหนึ่ง

  9. เมื่อมีกระแสเงินสดสุทธิเป็นบวก (กระแสเงินสดเข้ามากกว่ากระแสเงินสดออก) ให้พิจารณาว่าจะลงทุน (หลังจากกันเงินสดสำรองแล้ว) ในสินทรัพย์หรือธุรกิจอื่นๆ ที่ก่อให้เกิดกระแสเงินสดรับเข้ามาใหม่

  10. การเจรจาต่อรองกับเจ้าหนี้การค้าในบางกรณีที่จำเป็นต้องเลื่อนชำระหนี้ จะช่วยยืดระยะเวลากระแสเงินสดสุทธิติดลบได้ แต่ต้องระวังเรื่องการเสียเครดิต นอกจากนี้การเลือกซื้อสินค้าอย่าเพียงมองแค่ราคาถูกเท่านั้น ให้เลือกดูด้วยว่าเจ้าหนี้การค้ารายไหนให้เครดิตเทอมนานกว่า เพราะจะช่วยให้กิจการมีระยะเวลาในการหมุนเงินได้บ่อยขึ้น  (เช่นนำสินค้าไปขายได้กำไรมาลงทุนและขายได้อีก) ก่อนที่จะชำระหนี้

อกจากนี้ ผู้ประกอบการของธุรกิจควรฝึกให้กับพนักงานหรือลูกจ้างให้ช่วยติดตามสอดส่องความเคลื่อนไหวของเงินสดด้วย โดยให้ช่วยกันบันทึกในงบประมาณเงินสด และเก็บหลักฐานในการรับและจ่ายเงินสด เพื่อการควบคุมภายใน และเมื่อกิจการได้ทำตามกฎ 10 ข้อนี้แล้ว ภาวะของเงินสดติดลบ หรือเงินขาดมือจะหายไป เพราะผู้ประกอบการได้เตรียมการรับมือไว้แล้ว