จัดทำงบประมาณ (Budget) ให้มีประสิทธิภาพ ต้องคำนึงเรื่องอะไร?

เมื่อพูดถึงการจัดทำงบประมาณประจำปีของบริษัท ไม่เพียงแค่ฝ่ายบัญชีการเงินจะตื่นตระหนกแล้ว ทุกฝ่ายหรือทุกแผนกควรมีส่วนร่วมด้วยเช่นกัน จะว่าไปแล้วการทำงบประมาณหรือ Budget ก็เหมือนกับกับการคาดการณ์เหตุการณ์ล่วงหน้าว่าบริษัทจะเติบโตหรือขยับตัวไปทิศทางไหน สอดคล้องกับแผนธุรกิจ วิสัยทัศน์ และเป้าหมายของบริษัทอย่างไร ทั้งๆ ที่พนักงานทุกคนลงมือลงแรงลงความคิดในการทำงานเป็นชีวิตประจำวันกันทั้งนั้น แต่พอให้ทำงบประมาณในปีหน้า ถึงกับเครียดกันเป็นแถบ

Gnosis (จีโนซิส) ขอเสนอเกร็ดย่อยๆ การจัดทำงบประมาณ Budget ให้มีประสิทธิภาพต้องคำนึงถึงอะไรบ้าง

ตัวอย่างประมาณการรายเดือน

  • การจัดทำงบประมาณ หรือการประมาณการทางการเงินอะไรก็ตาม ต้องคิดเป็นระบบ รอบครอบ มีเหตุมีผล (มีที่มาที่ไปของสมมติฐาน) และต้องคิดแบบเบ็ดเสร็จ คือไม่ใช่ว่าจะคิดแค่ส่วนงานของตัวเอง ต้องมองรอบข้างด้วยว่างบประมาณที่ตั้งไว้จะกระทบกับแผนกไหนบ้าง มีความเป็นไปได้หรือไม่
  • จำไว้ว่า จะพยากรณ์ยอดขาย จำต้องมองเรื่องค่าใช้จ่ายให้สอดคล้องกันด้วย ไม่เพียงแค่คิดจะสร้างยอดขาย แต่ต้องไม่ลืมว่าจะต้องลงทุนเสียค่าใช้จ่ายอะไรบ้างที่จะได้ยอดขายมา
  • ทุกครั้งที่ใส่สมมติฐานใหม่ ให้มองดูที่ผลลัพธ์สุดท้ายด้วย (Bottom Line) ว่าเกินหรือต่ำความเป็นจริงอย่างไร หรืออีกนัยหนึ่งในการประมาณการแต่ละขั้น ควรสังเกตุว่าบริษัทกำไรหรือขาดทุนแตกต่างจากที่คิดหรือไม่ (ดูตัวเลขของแต่ละแผนกประกอบ)
  • เปรียบเทียบยอดประมาณการ (Forecast) กับยอดจริงที่เกิดขึ้น (Actual) หรือเทียบกับผลประกอบการที่ผ่านมา หาข้อแตกต่างที่เป็นนัยสำคัญ
  • โครงสร้างทางการเงินของธุรกิจส่วนใหญ่จะไม่เปลี่ยนแปลงมากโดยเฉพาะรายได้และค่าใช้จ่ายหลักๆ ดังนั้นการจัดทำเป็นระบบสอดคล้องกันจะทำให้การจัดทำงบประมาณง่ายขึ้น เช่นให้ทำอัตราส่วนร้อยละของแต่ละค่าใช้จ่ายเทียบกับยอดขาย เป็นต้น
  • ไม่จำเป็นต้องประมาณการรายการทางบัญชีทุกตัว ควรจะกรุ๊ปหรือจัดกลุ่มบัญชีให้ง่ายต่อการทำความเข้าใจก่อนที่จะประมาณการ
  • พิจารณาให้เหมาะสมสำหรับรายได้หรือค่าใช้จ่าย ว่าเป็นยอดที่จะเกิดโดยตลอดหรือเป็นประจำ (On-going) หรือเกิดขึ้นครั้งเดียวจะไม่เกิดซ้ำบ่อยๆ (one-time) และควรสังเกตุให้ดีว่ามีค่าใช้จ่ายที่จ่ายเป็นประจำใดบ้างที่จะได้รับการสนับสนุนจากรายได้เพียงครั้งเดียวหรือไม่ ถ้าเป็นในกรณีนี้ควรวางแผนในเรื่องการบริหารเงินสดให้ดี ดังนั้นควรปรึกษากับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องให้พิจารณานโยบายด้านการขายหรือการจัดการค่าใช้จ่ายให้สอดคล้องกัน
  • วางแผนรับสถานการณ์ในกรณีที่ค่าใช้จ่ายหรือรายได้ที่ควรจะได้รับโดยตลอดนั้น มีการเปลี่ยนแปลง หรือรับจ่ายไม่เท่ากัน หรือช่วงเวลาผิดเพี้ยน
  • ควรมั่นใจว่ากิจการได้ทำตามกฎระเบียบหรือข้อบังคับต่างๆ ที่กิจการมีไว้กับผู้อื่น เช่นการชำระหนี้เงินต้นและดอกเบี้ย ในการบริหารกระแสเงินสด (Cash Flow Management) จะต้องมีพอในการชำระหนี้ตามสัญญา
  • แน่นอนว่าแต่ละฝ่ายมีแผนประมาณการจำนวนมาก จึงควรจะทำเอกสารสรุปในหนึ่งหน้า (Summary Sheet) ทั้งนี้ลองพิมพ์ออกมาอ่านและพิจารณาดูว่า ถ้าคนอื่นที่ไม่รู้รายละเอียดของตัวเลขแต่ละตัว จะเข้าใจความหมายบทสรุปของตัวเลขได้มากแค่ไหน ซึ่งคนเหล่านั้นควรจะได้รับรู้ตามสิ่งที่เราต้องการให้รู้
  • เชื่อในการตัดสินใจของคุณ ถ้าคุณรู้สึกว่าตัวเลขดูทะแม่งๆ ไม่มั่นใจ ให้กลับไปดูอีกครั้ง และทำจนคุณรู้สึกพอใจ
  • เมื่อทำงบประมาณการได้แล้ว จะต้องเปรียบเทียบผลที่เกิดขึ้นจริง (Actual Data) กับงบประมาณ (Budget Data) เสมอ เพื่อใช้เป็นข้อมูลหรือสมมติฐานในการจัดทำงบประมาณในปีต่อไปง่ายขึ้น
  • ถ้าเป็นไปได้ให้ทำงบประมาณแบบรายเดือน (monthly budget)
  • เมื่อจัดทำงบประมาณเสร็จแล้ว ต้องตรวจเช็คความถูกต้องทั้งหมดอีกครั้ง (จำเป็นมากครับ เพราะจะเห็นภาพรวมอย่างชัดเจน)

หากมีข้อสงสัยหรือข้อแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดทำงบประมาณทางการเงิน  Budget Management ติดต่อ บริษัท จีโนซิส จำกัด contact@gnosisadvisory.com

บทความที่เกี่ยวข้อง หลักสูตรการสร้างแบบจำลองทางการเงิน

หลักสูตร ระบบแฟรนไชส์มาตรฐาน

หลักสูตร ระบบแฟรนไชส์มาตรฐาน

ระบบแฟรนไชส์มาตรฐาน เมื่อวันที่ 24 ธันวาคม 63 เศรษฐพงศ์ ผดุงพิสุทธิ์, CFE, บริษัท จีโนซิส จำกัด ที่ปรึกษาแฟรนไชส์ บรรยายในหัวข้อ การสร้างระบบงานที่เป็นมาตรฐาน หัวข้อสำคัญในสัมมนาเชิงปฏิบัติการการบริหารจัดการธุรกิจแฟรนไชส์ (B2B Franchise) รุ่นที่ 24 ประจำปี 2564 ณ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์

อ่านต่อ »

สัมมนาความรู้เบื้องต้นในระบบแฟรนไชส์ ลงทุนแฟรนไชส์อย่างไร ให้สำเร็จ

งานสัมมนาให้ความรู้ “ลงทุนแฟรนไชส์อย่างไร…ให้สำเร็จ” โดยเชิญ คุณเศรษฐพงศ์  ผดุงพิสุทธิ์, CFE, กรรมการผู้จัดการ บริษัท จีโนซิส จำกัด ผู้เชี่ยวชาญและที่ปรึกษาธุรกิจแฟรนไชส์ บรรยายในหัวข้อ ความรู้เบื้องต้นในระบบแฟรนไชส์ และกลยุทธ์การเจรจาต่อรองกับแฟรนไชส์ซอร์

อ่านต่อ »

จับคู่ธุรกิจ แฟรนไชส์ไต้หวัน ครั้งที่ 2 ปี 2020

กิจกรรม จับคู่ธุรกิจ แฟรนไชส์ อาหารและเครื่องดื่ม ไต้หวัน ครั้งที่ 2 วันที่ 17 ส.ค.63 หลังจากงาน จับคู่ธุรกิจ ครั้งที่ 1 วันที่ 6 ส.ค.เต็มแล้ว จีโนซิส เพิ่มรอบ เพิ่มแบรนด์ ขอเชิญลงทะเบียนฟรี ก่อนวันที่ 30 ก.ค.

อ่านต่อ »

จับคู่ธุรกิจ แฟรนไชส์ไต้หวัน ครั้งที่ 1 ปี 2020

จีโนซิส และสมาคมแฟรนไชส์ไต้หวัน ร่วมกันจัดงานจับคู่ธุรกิจ 8 แฟรนไชส์ไต้หวัน น่าลงทุน ประเภทอาหาร และเครื่องดื่ม จัดประชุมแบบส่วนตัวผ่านระบบออนไลน์ คุยกับเจ้าของแบรนด์ในไต้หวัน วันที่ 6 สิงหาคมนี้

อ่านต่อ »

Workshop ปั้นธุรกิจ ให้เงินงอกเงย โครงการ Business Brotherhood KKU

จีโนซิส ให้คำปรึกษา และจัด Workshop ปั้นธุรกิจ ให้เงินงอกเงย กับ กลุ่ม Startup KKU โครงการ Startup Thailand Business Brotherhood วันที่ 25-26 มิถุนายน 2563 ณ อุทยานวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น

อ่านต่อ »