ตามทฤษฎีบริหารองค์กร มีความเชื่อว่าระบบการทำงานแบบเปิดใจ (แบบที่เมื่อได้รับผลกระทบจากภายนอก) มีแนวโน้มจะทำให้องค์กรและแรงขับเคลื่อนภายในมีมากขึ้น ในขณะที่ระบบปิดจะทำได้แค่เพียงคอยประคองหรือทำให้แรงขับเคลื่อนในการทำงานลดลง กล่าวอีกนัยหนึ่งว่า
ความสำเร็จขององค์กรขึ้นอยู่กับความสามารถที่องค์กรจะสร้างสรรค์แรงขับเคลื่อนและทำให้แรงขับเคลื่อนนั้นคงอยู่ในองค์กรด้วยการเปิดใจให้กว้างและการตอบสนอง (feedback)
ฟังดูแล้วอาจจะดูเป็นวิชาการ เจ้าของธุรกิจครอบครัวจะนำหลักนี้ไปใช้ได้อย่างไร ในขณะที่ต้องสร้างสมดุลระหว่างความต้องการของครอบครัวและความต้องการของบุคคลภายนอก โครงสร้างการบริหาร 3 ขา ต่อไปนี้จะช่วยท่านเจ้าของกิจการบริหารงานอย่างโปร่งใสและเปิด (ใจ) กว้างได้
1. สร้างทีมผู้นำ
ในฐานะผู้นำ/เจ้าของธุรกิจครอบครัว คุณย่อมมีความรู้เรื่องธุรกิจของตนเองเป็นอย่างดี แต่เมื่อใดที่บริษัท/องค์กรของคุณมีพนักงาน 20 คนหรือ/และมีรายได้ 10 ล้านดอลล่าร์ คุณคงไม่สามารถรับรู้เรื่องราวทุกสิ่งอย่างที่เกิดขึ้นภายในองค์กรของคุณได้
และการแก้ไขปัญหาด้วยตัวคุณคนเดียวแทบจะเป็นไปไม่ได้ นี่ยังไม่รวมถึงความพยายามอยู่รอดในสภาะปัจจุบัน ตอนนี้ถึงเวลาแล้วที่จะยอมรับมุมมองของคนอื่นเพื่อให้ตัวคุณเองมองเห็นปัญหาทุกอย่างได้อย่างทันท่วงที
ลองมองไปรอบๆ องค์กรของคุณ และลองเลือกคนภายนอกครอบครัวที่สามารถสร้างประโยชน์แก่ธุรกิจของคุณ คนเหล่านั้นควรจะสามารถพูดถึงหัวข้อที่อ่อนไหวที่ถูกมองข้ามหรือถูกฝังไว้ใต้ดิน เนื่องด้วยหัวข้อนั้นเกี่ยวข้องกับสมาชิกในครอบครัว นอกเหนือจากพันธุกรรมแล้ว ความหลากหลายทางความคิด ตำแหน่ง และความเข้มแข็งก็เป็นส่วนประกอบที่สำคัญในการสร้างทีมที่จะดูแลระบบการเปิดใจ ลองพิจารณาคำถามเหล่านั้นพร้อมๆ กับการรวบรวมสมัครสมาชิกในทีม
- มีตัวแทนมาจากทุกแผนกครบแล้วใช่หรือไม่
- ฉันได้เชิญอย่างน้อย 1 คนที่คอยโต้แย้งความคิดของฉันหรือยัง
- ฉันได้รวมคนหลายๆ รุ่นหรือไม่ (เช่น จบใหม่ ทำงานนาน วัยกลางคน)
- มีผู้ทำงานนอกสถานที่หรือสาขาอื่นที่สามารถเสนอมุมมองที่แปลกแตกต่างหรือไม่
- ฉันรู้สึกไม่อึดอัดที่จะพูดหรือฟังความจริงที่จริงๆ จากคนเหล่านี้หรือยัง ถ้ายัง ทำไมจึงเป็นเช่นนั้น แล้วฉันจะพัฒนาความสัมพันธ์กับคนเหล่านี้ได้อย่างไร
หลังจากที่ได้สร้างทีมผู้นำแล้ว ให้จัดการประชุมเดือนละครั้งเพื่อรายงานความเป็นไปของแต่ละแผนกและทันเหตุการณ์เสมอ สร้างกฎมาตรฐานและจริยธรรมการปฏิบัติงานเพื่อทำให้เป้าหมายและความคาดหวังชัดเจน
2. ตั้งกรรมการที่ปรึกษา
ทุกธุรกิจไม่ว่าจะขนาดเล็กหรือใหญ่ จะมีโครงสร้างที่ชัดเจนหรือไม่ ต้องการทั้งแรงจูงใจและเป้าหมายที่ได้มาจากกรรมการที่ปรึกษา ถ้าความสำเร็จขององค์กรขึ้นอยู่กับการแลกเปลี่ยนข้อมูลและการตอบสนองอย่างสม่ำเสมอแล้ว นั่นคือเหตุผลสำคัญว่าทำไมต้องมีกรรมการที่ปรึกษา
เมื่อคุณมีทีมผู้นำพร้อมแล้วที่จะนำเสนอมุมมองที่หลากหลายจากแต่ละแผนก ต่อไปคุณจะต้องมีสมาชิกที่สามารถนำเสนอมุมมองจากบุคคลภายนอกที่มององค์กรของคุณด้วย กรรมการที่ปรึกษาไม่ได้เพียงแค่นำเสนอความจริงอย่างทันท่วงทีเท่านั้น พวกเขายังจะสามารถเพิ่มความไว้วางใจน่าเชื่อถือให้กับทุกตำแหน่ง เมื่อสมาชิกในครอบครัวมากกว่า 1 คนมีส่วนร่วมในธุรกิจ การเพิ่มความเชื่อมั่นเป็นสิ่งที่ประเมินค่าไม่ได้เพื่อให้ทุกฝ่ายได้รับการดูแลในฐานะผู้ร่วมทำธุรกิจ ไม่มีการโยกเงินไปใส่บัญชีส่วนบุคคล
ในทีมผู้นำ คุณก็ควรมองหาความหลากหลายในกรรมการที่ปรึกษาเช่นเดียวกัน ในทีนี้หมายรวมถึงที่ปรึกษาที่ไม่ได้มาจากอุตสาหกรรมเดียวกันกับองค์กรของคุณด้วย และหาอย่างน้อยหนึ่งคนที่มีประสบการณ์ทำให้ขนาดของธุรกิจขยาย เขาจะรู้ตื้นลึกหนาบางซึ่งจะช่วยคุณได้มากทีเดียว
3.ประชุมร่วมกันภายในครอบครัว
องค์ประกอบที่สามเกี่ยวกับสิ่งที่มีอยู่แล้ว คือ ครอบครัว และครอบครัวคือเหตุผลแรกที่ธุรกิจถูกสร้างขึ้น และยังควรคงเหตุผลสำคัญนี้ไว้
ในฐานะของสมาชิกในครอบครัว ความสำเร็จอันยาวนานของธุรกิจมีความสำคัญกับคุณมากที่สุด จากคำกล่าวที่ว่า “เลือดข้นกว่าน้ำ” ยังคงใช้ได้เสมอ ยกเว้นว่าสมาชิกของคุณมีผีดูดเลือดด้วย อยากจะดูดเลือดของสมาชิกในครอบครัวไป ทั้งหมดทั้งมวลแล้ว คุณค่าของครอบครัวเสมือนหนึ่งความเค็มของเกลือเพราะเป็นคุณค่าที่ไม่มีวันเปลี่ยน
ในฐานะสมาชิกในครอบครัว คุณจะมาจากรากเหง้าเดียวกัน ได้ความเฉลียวฉลาดที่ถ่ายทอดมาจากรุ่นก่อนๆ และจะถ่ายทอดไปยังรุ่นต่อไป เปรียบเสมือนดินที่อุดมสมบูรณ์พร้อมสำหรับเพาะปลูก สำหรับบริษัทเล็กๆ ควรประชุมภายในครอบครัวอย่างน้อยปีละครั้งที่มีสมาชิกทุกคนในบริษัทเกี่ยวข้อง สำหรับบริษัทที่มีสมาชิกภายในครอบครัวหลายคนทำงานด้วยกันก็ต้องมีการประชุมเช่นนี้ด้วย และควรจะจัดตั้งสภาครอบครัว เพื่อให้มีอำนาจในการตัดสินใจในกรณีที่มีปัญหาหรือการตัดสินใจใดๆ ที่ต้องทันทีในการประชุมครั้งหนึ่งๆ
ลองนำโครงสร้างการบริหารทั้ง 3 ขา ไปใช้กับวิธีการบริหารงานของคุณ ไม่เพียงแต่จะสร้างระบบการบริหารแบบเปิดใจแล้วยังช่วยให้ระบบดังกล่าวคงอยู่อีกด้วย วิธีการและแนวคิดของแต่ละกลุ่มจะช่วยให้คุณกำหนดทิศทางขององค์กรและได้รับประโยชน์สูงสุดจากทุกกลุ่ม
ที่มา: http://www.fierceinc.com/blog/fierce-conversations/good-management-requires-openness
