ส่วนใหญ่ผู้จัดการจะเข้าใจว่าค่าใช้จ่ายในสำนักงานคือค่าใช้จ่ายคงที่ และไม่ค่อยให้ความสำคัญที่จะพัฒนาการทำงานให้มีประสิทธิภาพเพื่อประหยัดเวลา ซึ่งเมื่อถึงเวลาจัดทำงบประมาณคิดเพียงจะตัดงบเหล่านี้ แล้วไปเพิ่มให้กับส่วนงานอื่นๆ เช่นฝ่ายการตลาด เพราะเข้าใจว่าสร้างรายได้ให้กับกิจการมากกว่า แต่ในความเป็นจริงควรจะทำสอดคล้องกัน เพิ่มรายได้และบริหารค่าใช้จ่าย (ไม่ใช่ลดหรือตัดค่าใช้จ่าย) ด้วยประสบการณ์ในการทำงานกับลูกค้าหลายประเภทกิจการ ทีมงานบริษัท จีโนซิส จำกัด จึงสรุปขั้นตอนการปรับปรุงการทำงานในสำนักงาน เพื่อบริหารค่าใช้จ่าย บริหารเวลางานในสำนักงาน หรือ Back Office ให้มีประสิทธิภาพและคุ้มค่ากับงบประมาณ
- จัดระเบียบพื้นที่ ดูเป็นงานที่ง่ายๆ แต่ไม่ค่อยมีใครจะจัดการอย่างจริงจัง จัดไฟล์ต่างๆ ให้เป็นหมวดหมู่เข้าแฟ้ม แยกเอกสารตามอายุและความสำคัญ ถ้าเก่ามากและไม่มีความสำคัญอีกแล้ว ไม่จำเป็นต้องเก็บ ก็ให้ทำลายทิ้งหรือเก็บในรูปแบบอิเลคโทรนิคส์
- กำจัดเอกสารที่ซ้ำซ้อน หลังจากที่ทำลายเอกสารเก่าแล้ว ให้ดูว่ามีเอกสารที่มีหลายสำเนาหรือไม่ เอาไปทำลายหรือรีไซเคิล
- จัดการงานที่ซ้ำซ้อน เคยเห็นอยู่บ่อยครั้งที่งานเดียวกัน แต่ว่าต้องคีย์ข้อมูลซ้ำแล้วซ้ำอีกโดยคนหลายๆ คน ทางที่ดีที่สุดคือนำคนเหล่านั้นมาอยู่ในทีมเดียวกันแล้วแบ่งงานกันตามความถนัดที่สุด และกระจายหน้าที่โดยให้ระบบงาน หรือฐานข้อมูลหลักเป็นตัวรวบรวม
- ยกเลิกรายงานที่ไม่จำเป็น คงจะเคยเห็นกันว่ามีบันทึกอนุมัติ เอกสารหลายฉบับที่เยิ่นเย้อ ทั้งๆ ที่สามารถย่อให้เหลือในรายงานฉบับเดียว สรุปข้อมูลเท่าที่จำเป็นกับหน่วยงานที่รับผิดชอบ
- ยกเลิกการอนุมัติหลายขั้นตอน พบมากในหน่วยงานที่มีหลายระดับและมีความรับผิดชอบแตกต่างกัน งานนี้ต้องปรับโครงสร้างองค์กรให้ลดขั้นตอนการอนุมัติ ลดเวลาการตัดสินใจ โดยกำหนดผู้อำนาจตัดสินใจในเรื่องต่างๆ ให้มีน้อยคน (เป็นคนเดียวไม่ได้ เพราะต้องมีการคานอำนาจ ในการตรวจสอบด้วย)
- ใช้ระบบออโตเมชั่น มีระบบการทำงานที่ไม่จำเป็นต้องใช้คนแล้วเช่น ระบบตอบรับอัตโนมัติ ระบบการโอนเงินผ่านทางอิเลคโทรนิคส์ ไม่ต้องออกเช็ค ระบบการแจ้งข้อมูลผ่าน SMS เป็นต้น อย่างไรก็ตามควรจะตรวจสอบค่าใช้จ่ายและประเมินผลที่ได้รับเทียบกับงบประมาณที่ต้องเสียเพิ่มด้วย
- ฝึกอบรมพัฒนาเจ้าหน้าที่ มีหลายบริษัทเข้าใจผิดว่าทีมงานในสำนักงานไม่จำเป็นต้องฝึกอบรมอะไรมากมาย เพราะไม่ต้องไปหาลูกค้าหรือสร้างรายได้อะไร ซึ่งจริงๆ แล้วพนักงานทุกคนในบริษัทคือตัวแทนของบริษัท ประสิทธิภาพในการทำงานต้องมีการพัฒนาปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ เมื่อบริษัทกำลังเติบโต ทุกฝ่ายควรได้รับการฝึกเตรียมความพร้อมด้วยกันทุกคน สิ่งที่ควรทำก่อนคือแยกแยะหน้าที่ความรับผิดชอบของงานให้ชัดเจน (Job Description) แล้วจัดหาวิชาหรือเรื่องการอบรมให้ตรงกับหน่วยงานนั้นๆ เริ่มต้นจากการฝึกอบรมภายในกันเองแล้วเชิญบริษัทอบรมเฉพาะด้านมาแนะนำเพิ่มเติมในมุมมองที่แตกต่าง
- จัดพื้นที่เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน พนักงานส่วนใหญ่ไม่สามารถทำงานได้เต็มที่เพราะการจัดวางตำแหน่งอุปกรณ์เครื่องใช้ หรือสภาพแวดล้อมโดยรอบไม่เอื้ออำนวย เช่นต้องเดินไปถ่ายเอกสารหรือส่งแฟกซ์ไกลจากที่นั่ง เป็นต้น ควรจะจัด Layout ผังที่นั่งการทำงานให้เหมาะสมกับผู้ที่ใช้งาน ลดเวลาการเคลื่อนไหว เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้คล่องตัว บางทีสามารถซื้ออุปกรณ์สำนักงานที่ไม่แพงมากนัก เช่นพริ้นเตอร์ (Printer) เดี๋ยวนี้ราคาถูกมาก ก็จัดให้กับพนักงานที่ต้องใช้งานพิมพ์จำนวนมากใช้เป็นส่วนตัว เป็นต้น จะได้ไม่ต้องเดินหรือใช้งานเครื่องใดเครื่องหนึ่งมากเกินไป โดยประเมินเปรียบเทียบราคาของใหม่ กับค่าบำรุงรักษาอุปกรณ์ขนาดใหญ่ที่ใช้ร่วมกัน ว่าอย่างไหนให้ความคุ้มค่าและเทียบกับประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้น
- จัดสรรจำนวนพนักงานให้เหมาะสมกับงาน จำนวนงานในสำนักงานอาจมีขึ้นมีลงได้ ยิ่งถ้าเป็นธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับฤดูกาลการขาย ถ้าเป็นไปได้ควรจัดจำนวนพนักงานหลักที่มีความสามารถและประสบการณ์ให้พอดีกับปริมาณงานหลักๆ แล้วจัดหาพนักงานชั่วคราว หรือ Part-time มาช่วยสนับสนุนเมื่อปริมาณเพิ่มขึ้นในบางช่วงเวลาของปี การจัดการนี้จะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงานให้เหมาะสมกับรายได้ที่เปลี่ยนแปลง
- เปรียบเทียบการดำเนินงานกับธุรกิจใกล้เคียงกัน โดยขอคำแนะนำกับบริษัทที่ปรึกษา หรือสำนักบัญชี หรือผู้ตรวจสอบบัญชีที่มีประสบการณ์การทำงานในธุรกิจอุตสาหกรรมเดียวกันของเรา จัดหาข้อมูลเปรียบเทียบเช่นเปอร์เซ็นต์ค่าใช้จ่ายต่างๆ ต่อรายได้ของข้อมูลอุตสาหกรรม เพื่อดูว่าธุรกิจของเราบริหารจัดการใกล้เคียงอย่างไร เพื่อนำมาพัฒนาปรับปรุง และที่ปรึกษาเหล่านี้สามารถแนะนำว่าควรจะจัดระบบการบริหารจัดการอย่างไรให้ดีขึ้นได้เมื่อเปรียบเทียบกับธุรกิจอื่นๆ ที่ขนาดใกล้เคียงกัน
- ฝึกให้พนักงานทำงานข้ามฝ่าย (Cross-training) หลังจากที่กิจการได้จัดการตามขั้นตอนที่กล่าวมาแล้ว พนักงานควรมีการสับเปลี่ยนหน้าที่การทำงานกันบ้าง เพื่อสามารถทำงานทดแทนกันได้ และกระจายความรู้การทำงานให้ทุกส่วนงานรับรู้และช่วยเหลือกันได้ ยิ่งไปกว่านั้น พนักงานคนหนึ่งที่ผ่านงานหลายอย่างในองค์กร จะเข้าใจธุรกิจมากขึ้นและสามารถทำงานหลายอย่างได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การปรับปรุงพัฒนาไม่ได้หยุดอยู่เพียง 11 ขั้นตอนนี้ เมื่อเข้าใจธุรกิจมากขึ้นและพร้อมที่จะเปิดรับสิ่งใหม่ๆ การพัฒนาย่อมไม่มีที่สิ้นสุด
บทความที่เกี่ยวข้อง
